“Pläne sind nutzlos, aber Planung ist notwendig.”
Dwight D. Eisenhower
Als erfahrener COO und Projektmanager mit 15 Jahren Erfahrung in der Zusammenarbeit mit B2B-Kunden aller Größenordnungen habe ich zahlreiche Website-Planungsprojekte gesehen, die viele der gleichen Herausforderungen gemeinsam haben. Es handelt sich um große Projekte, die sowohl intern als auch extern sichtbar sind und bei denen es entscheidend ist, die richtigen Weichen für den Erfolg zu stellen. Wir haben uns entschlossen, einen Leitfaden zu erstellen, der sowohl unseren Kunden als auch den Organisationen, die solche Projekte durchführen, bei der Planung und Durchführung erfolgreicher Web-Projekte helfen soll.
Im Laufe meiner Karriere habe ich immer wieder erlebt, wie das Fehlen eines gut durchdachten Plans und einer guten Vorbereitung zu Beginn eines Projekts zu Misserfolgen, verpassten Terminen und erhöhten Kosten führen kann. Oft geschieht dies mit den besten Absichten, denn sobald ein Projekt genehmigt ist, will jeder sofort loslegen. Mit diesem Leitfaden möchte ich einige der häufigsten Fallstricke aufzeigen, die zu Beginn eines solchen Projekts oft unerkannt bleiben (oder erst dann erkannt werden, wenn es zu spät ist). Dies soll den Beteiligten helfen, sich in der Komplexität der Webentwicklung zurechtzufinden, potenzielle Fallstricke zu erkennen und sicherzustellen, dass ihre Webprojekte rechtzeitig und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden.
Dies ist das erste von drei Kapiteln zu diesem Thema…
Vorbereitung und Abgleich der Erwartungen:
Eines der größten Risiken eines Webentwicklungsprojektes ist die Gefahr, dass die Erwartungen sowohl intern als auch mit der Agentur nicht übereinstimmen. Dies kann passieren, wenn sich die Erwartungen Ihres Teams an das Projekt im Laufe der Zeit ändern, was zu zusätzlicher Arbeit für das Entwicklungsteam führt. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie mit Ihrer Agentur sprechen, um sicherzustellen, dass Sie von Anfang an die gleichen Erwartungen haben.
Ich persönlich habe die folgende Grafik immer sehr geschätzt, wenn wir über Qualität, Kosten und Geschwindigkeit nachdenken. Die Idee ist, dass man zwei davon haben kann, aber niemals alle drei. Wenn es also schnell und gut ist, wird es nicht billig sein, wenn es schnell und billig ist, wird es nicht gut sein, und so weiter. Wenn Sie sich selbst gegenüber ehrlich sind, wird Ihnen das in diesem Prozess sehr helfen.
Einige häufige Probleme, die man im Auge behalten sollte:
- Aggressive Preisverhandlungen bei gleichzeitiger Beibehaltung der Funktionalität führen selten zu einem guten Ergebnis für beide Parteien. Manchmal hat man das Gefühl, “gewonnen” zu haben, aber in Wirklichkeit führt dies bestenfalls zu einer unausgewogenen Partnerschaft. Besser ist es, von Anfang an fair und realistisch zu sein, damit jeder weiß, woran er ist.
- Das Gleiche gilt für Zeitpläne: Seien Sie realistisch und ehrlich über Ihre Zeitpläne und – noch wichtiger – über die Gründe dafür. Oft haben Kunden aus gutem Grund feste Deadlines. Aber es gibt auch viele, die Termine erfinden und den Zeitplan eines Projekts unnötig straffen, was zu allen möglichen Problemen führt. Wir ziehen es vor, von Anfang an ehrlich zu sein und uns an einen realistischen Zeitplan zu halten, als einen verkürzten Zeitplan zu akzeptieren, von dem wir wissen, dass die Gefahr groß ist, dass wir ihn nicht einhalten können, was zu sehr unangenehmen Folgeproblemen führen kann.
- Wenn das Angebot einer Agentur überraschenderweise günstiger erscheint als das der anderen Agenturen, die Sie in den Prozess einbezogen haben, sollte auch dies sorgfältig geprüft werden, um sicherzustellen, dass die Agentur das liefert, was Sie glauben zu brauchen – das Sprichwort “der arme Mann zahlt immer doppelt” ist in diesem Bereich sehr zutreffend.
Um dieses Risiko zu minimieren, ist es wichtig, den Projektumfang im Projektantrag oder im Vertrag klar zu definieren. Dies sollte eine detaillierte Liste der Merkmale und Funktionen beinhalten, die im Rahmen des Projekts geliefert werden. Es kann auch ratsam sein, in den geschätzten Kosten einen separaten Fonds für unvorhergesehene Änderungen des Projektumfangs vorzusehen, so dass diese Kosten bereits in Ihrem Marketingbudget berücksichtigt sind.
Es ist ein Klassiker: Je mehr Arbeit Sie am Anfang investieren, desto einfacher wird es am Ende. Und wir können Ihnen dabei helfen. Was oft zum Scheitern führt, ist eine unklare Vorstellung davon, was man will, und dass man erst zu verstehen beginnt, was man will, wenn man sieht, was man nicht will.
Interne Kommunikation und Akzeptanz im Team:
Ein weiteres Risiko in einem Webentwicklungsprojekt ist, dass die Teammitglieder ihre Motivation verlieren. Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen, zum Beispiel durch unrealistische Zeitvorgaben, widersprüchliche Prioritäten oder einen Mangel an klarer Kommunikation. Um dieses Risiko einzudämmen, muss sichergestellt werden, dass die Teammitglieder von Anfang an voll in das Projekt eingebunden sind und das Gefühl haben, dass sie konsultiert oder über die Ereignisse informiert werden (RACI kann hier ein guter Ratgeber sein). Dies kann erreicht werden, indem sie in den Planungsprozess einbezogen und über den Fortschritt und alle Änderungen des Projekts auf dem Laufenden gehalten werden.
Risikomanagement und häufig auftretende Probleme:
Es gibt viele andere Risiken, die während eines Webentwicklungsprojekts auftreten können, z. B. technische Probleme, Budgetbeschränkungen oder Änderungen der Kundenanforderungen. Um diese Risiken in den Griff zu bekommen, ist es wichtig, über einen soliden Projektmanagementprozess zu verfügen. Dazu sollten regelmäßige Besprechungen mit dem gesamten Team gehören, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse aller Beteiligten erfüllt und alle Probleme rechtzeitig und direkt angegangen werden. Es ist auch wichtig, Notfallpläne für unvorhergesehene Ereignisse wie den Ausfall wichtiger Teammitglieder oder Verzögerungen im Projekt zu haben. Unser Projektmanagement-Team beherrscht diese Aufgabe perfekt und wird der Schlüssel zu einer erfolgreichen Projektdurchführung sein.
Validierung und Risikominimierung Ihrer CMS-Entscheidung:
Eine der wichtigsten Entscheidungen, die ein Webentwicklungsteam treffen muss, ist die Wahl des Content Management Systems (CMS). Es gibt viele verschiedene CMS-Optionen, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen – und viele Menschen haben starke Meinungen darüber, was gut und was schlecht ist.
Um die Risiken bei der Auswahl eines CMS zu prüfen und zu minimieren, ist es wichtig, gründlich zu recherchieren und sich mit Experten auf dem Gebiet zu beraten. Dazu kann es gehören, Fallstudien zu studieren, mit anderen Organisationen zu sprechen, die das CMS verwendet haben, und das CMS in einer Entwicklungsumgebung zu testen. Unabhängig davon, für welches CMS Sie sich entscheiden (wir bei Marcel sind große Fans von Umbraco), sollten Sie sicherstellen, dass Sie sich mit allen Personen in Ihrer Organisation beraten haben, die mit dem neuen System in Kontakt kommen werden, sobald es implementiert ist. Menschen haben eine starke Meinung zu solchen Entscheidungen, und die getroffenen Entscheidungen werden die Organisation auf Jahre hinaus beeinflussen – es lohnt sich also, im Vorfeld die nötige Sorgfalt walten zu lassen, um sicherzustellen, dass das, was Sie tun, angemessen ist und dass diejenigen, die Einfluss auf die Nutzung des Systems haben, konsultiert wurden.
Sorgen Sie für eine klare Kommunikation:
Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg jedes Webentwicklungsprojekts. Um die Erwartungen auf beiden Seiten zu definieren, ist es wichtig, regelmäßige Besprechungen mit dem gesamten Team abzuhalten, um den Projektfortschritt zu diskutieren und Bedenken auf beiden Seiten anzusprechen. Es ist auch wichtig, klar und transparent zu sagen, was man weiß und was man nicht weiß, und alle potenziellen Probleme, die auftreten könnten, offen anzusprechen.
Stellen Sie das richtige Kundenteam für die Umsetzung zusammen:
Schließlich muss sichergestellt werden, dass das richtige Team für die Umsetzung des Projekts zusammengestellt wird. Dazu können Designer, Entwickler, Projektmanager, Compliance- und Qualitätssicherungsspezialisten gehören. Es ist wichtig, ein Team zu haben, das über die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt, um das Projekt rechtzeitig und zur Zufriedenheit des Kunden abzuschließen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Webentwicklungsprojekte eine Reihe von Risiken bergen, die effektiv gemanagt werden müssen. Wenn Sie die Ratschläge in diesem Artikel befolgen und mit einem Team zusammenarbeiten, dem Sie vertrauen, können Sie diese Risiken minimieren und den Erfolg Ihres Projekts sicherstellen.
